Kevin 的咖啡店只有兩個人：他，和一位正職。假日再加一位工讀。他曾經覺得，這種規模用排班工具是殺雞用牛刀。
改變想法的是某個週三。他和正職對排休的認知差了一天，兩個人都以為對方會開早。「我睡到八點半，手機上是客人打來的。店門口站了三個人。」
「人多的店排錯一格，還有別人補。兩個人的店排錯一格，就是開天窗。」他說人少的店不是不需要排班，是禁不起排錯。
十分鐘的設定
他的設定大概十分鐘就弄完了：一種營業日型，開店到打烊，每個時段至少一人；班別就三種，早班、午班、假日支援。他固定休週二，先在月曆上把整個月的週二點成不可排班。
正職的休假自己報：想休哪幾天，月底前在 LINE 上點一點。假日工讀是大學生，考試季來不了就自己勾掉，能來的週末勾起來。「以前這些都是口頭講，講完誰也不記得。現在點下去就是白紙黑字。」
把默契變成一張會說話的表
排班他按一次配班就好，兩個人加一個工讀，系統幾秒排完，他看一眼發布。每天誰上班、幾點到幾點，兩個人的 LINE 都有同一份。
有一次正職臨時家裡有事，想跟他換一天。兩個人也照走系統：她發起，他核准，班表自動改。「兩個人還走流程聽起來很好笑，但月底對薪水的時候一點都不好笑，每一筆都對得上。」
人少的店禁不起一次排錯。工具不是拿來排場面的，是拿來接住失誤的。
用不到一半的功能
他坦白說，這工具的功能他用不到一半。「智能配班對我來說就是自動填表，兩個人是要配什麼。但時段檢核、換班紀錄、假日工讀報班，用到的那一半剛剛好。」
那次開天窗之後到現在快半年，他的店沒有再遲開過一次門。他說這件事本身就值回票價。